Организация даже небольшого корпоративного праздника требует серьезного подхода и времени. Лучше для этих целей приглашать профессионалов из специализированных агентств. Но не все руководители согласны с этим утверждением. Бывает, что компании просто не хватает средств на такую услугу, так как она стоит не дешево.
В таком случае мероприятие приходится подготавливать отделу по работе с персоналом. HR-менеджеры штудируют литературу, но там обычно только упоминание о технологии устройства праздников. А ведь корпоративные мероприятия проводятся для того, чтобы развивать корпоративную культуру.
Они являются важной нематериальной мотивацией персонала, которая формирует имидж компании в качестве работодателя.
Итак, как организовать корпоратив силами HR-менеджеров, вынужденными стать массовиками-затейниками?
Провести корпоративное мероприятие своими силами возможно, хотя качество праздника может оказаться иным, а для сотрудников, занимающихся подготовкой, данный корпоратив станет просто другой формой рабочего процесса, а не отдыхом. В некоторых мероприятиях, например, в корпоративных спектаклях, должны участвовать специалисты. За такие проекты обычно берутся тренинг-менеджеры, не имеющие театрального образования, что является пробелом.
Обычный выезд на природу на один день – на пикник или соревнования – можно вполне организовать силами сотрудников компании. Существуют правила, которые желательно соблюдать при самостоятельной подготовке подобных мероприятий. Если каждое из них будет реализовано грамотно, то можно надеяться на успех корпоративного праздника.
1. Сформулируйте четкую цель и определите задачи мероприятия.
2. Сформируйте рабочую группу, состоящую из инициативных сотрудников. Она должна состоять из 5-6 человек при количестве участников около 200 человек – для распределения функций в рабочей группе это оптимальное количество. Но это только организаторы мероприятия, еще понадобятся ведущие и аниматоры.
3. Составьте календарный план работ с распределением функций и сроками выполнения.
4. Распределите обязанности между всеми членами рабочей группы согласно их специализациям, желаниям и возможностям: назначьте руководителя, разработку концепции и плана мероприятия поручите креативщикам, логисты пусть займутся поиском места проведения, техническим оснащением, закупками (реквизит, питание, подарки) обычно занимаются представители административно-хозяйственного отдела, расчет бюджета мероприятия могут вести финансисты.
Также все данные функции могут выполнять сотрудники, которые чувствуют в себе силы это сделать.
5. Определите сотрудника, который будет проводить мероприятие и будет ответственным за анимацию (опыт показал, что данная задача достаточно сложная для неспециалиста). Лучше на эту роль привлечь харизматичных и артистичных людей, которые способны удержать внимание зрителей и провести по сценарному плану всех участников.
6. Заранее подумайте о возможных форс-мажорных ситуациях и способах выхода из них. Определите, кто из ваших людей может в сложной ситуации не растеряться и принять правильное решение о дальнейших действиях. Профессиональные организаторы предусматривают подобные обстоятельства и закладывают в смету необходимые средства.
7. Подумайте о ролях руководителей. Некоторые сотрудники имеют свое понимание о субординации в неформальной обстановке – помните об этом аспекте, учитывайте принятые нормы общения в вашей компании и требования руководителей к ним, чтобы не произошло неприятностей. Если у праздника цель – изменение корпоративной культуры в сторону демократизации, то нужно продумать соответствующие роли для руководящего отдела.
8. Обратите внимание на возрастной и гендерный состав сотрудников – возможно, не все из них захотят или даже смогут принимать участие в активных конкурсах, например, прыжки в мешках.
9. Если запланировано мероприятие на свежем воздухе, может быть ваш бюджет позволит арендовать готовую площадку для пикника, тогда задача упрощается.
Если нужно самим искать «полянку», то обратите внимание на следующие моменты:
- о проведении мероприятия нужно договориться с администрацией населенного пункта, где находится «полянка»;
- внешний вид площадки – аренда тентов, мебели и т.д.;
- организация питания – кто и из чего будет готовить;
- уборка территории.
10. Можно столкнуться со следующими сложностями:
- для некоторых сотрудников (рабочая группа) это мероприятие отдыхом не будет, что может их расстроить. Шоу-программа силами сотрудников – одна из самых сложных концепций в реализации, она требует грандиозных творческих и временных затрат;
- в каждом коллективе есть всегда чем-то недовольные люди, - к этому нужно относиться спокойно. Причины недовольства различны, но не исключено, что в ходе мероприятия оно пройдет;
- техническое обеспечение: световое и звуковое сопровождение, организация костра, приготовление пищи и т.д.;
- безопасность – часто случаются травмы при проведении выездных мероприятий, поэтому не помешает включение в социальный пакет страховки участников;
- погодные условия.
Организация корпоративного мероприятия своими силами возможна, но многое зависит от степени организованности и ответственности «рабочей группы» и конкретной компании.