Для сотрудника HR службы корпоративный портал может оказаться незаменимым инструментом взаимодействия с персоналом и хорошим подспорьем в организации кадровой службы. Рассмотрим конкретные возможности, которые может дать HR корпоративный портал (внутренний сайт компании).
Кадровое делопроизводство. Обязательная часть и не самая приятная в работе HR – это подготовка, согласование и утверждение документов организации. Здесь есть несколько проблем.
Поиск и организация документов
Сотрудники HR имеют дело с множеством документов: приказы, должностные инструкции, планы, статистика, списки сотрудников и многие другие. Где их образцы и формы хранятся? Обычно на рабочем компьютере каждого сотрудника отдела кадров, а иногда не у каждого они есть. По причине отсутствия общего хранилища и возможности синхронизации информации, невероятно сложно быстро найти актуальный и нужный документ.
Данная проблема легко решается, если создать общую библиотеку документов HR на внутреннем сайте компании. У сотрудников должен быть доступ к бланкам, формам, образцам, причем у каждого согласно его компетенциям. Уведомления в автоматическом режиме по электронной почте помогут быть всегда в курсе внесенных изменений в документы. Можно организовать wiki-ресурс с подробными разъяснениями, советами, удачными практиками по заполнению, подготовке и действиям с документацией.
Обработка заявок сотрудников
В отдел кадров практически каждый день обращаются с заявками на получение справок, оформление командировки, заявлениями на отпуск, прием на работу и т.д. При этом поиск, ожидание нужных людей, сбор подписей может длиться несколько дней. Это время можно сократить до получаса с помощью электронных заявок на корпоративном портале. Здесь заявки всегда доступны, их легко заполнять, обо всех поданных заявках приходит уведомление ответственным лицам. Электронные заявки, в отличие от бумажных, не теряются, их можно найти в любой момент.
Сокращение затрат
Экономии, которую может принести внутренний сайт компании, можно посвятить отдельную статью. Вот некоторые пункты сокращения затрат: печать документов, командировки, ЗП.
Для HR будет важной возможность снизить расходы на обучение персонала. На основе корпоративного портала можно организовать в компании целый корпоративный университет с занятиями в онлайн режиме, что будет стоить ей гораздо дешевле, чем отправлять сотрудников на курсы вне компании, если учесть стоимость рабочего времени, потраченного на дорогу, тренеров и т.д.
Для формирования и развития корпоративной культуры важными факторами являются корпоративные коммуникации внутри компании. В этом вопросе внутренний сайт компании весьма ценен для HR. Первым делом нужно создать на сайте отдельный раздел, посвященный истории, ценностям и миссии компании, в нем опубликовать Кодекс деловой этики. Пониманию сотрудниками бизнеса, их единению способствуют новости на сайте: внутренние неофициальные новости и официальные, события в отрасли.
Развить командный дух и взаимовыручку в коллективе поможет система голосования. Например, каждый из сотрудников будет иметь возможность проголосовать за коллегу в благодарность за помощь в решении какого-либо рабочего вопроса или просто за хорошее настроение. Все полученные голоса переводятся в баллы, которые накапливаются на счете каждого сотрудника. Затем, в Интранет-магазине можно на эти баллы купить продукцию компании, сувениры с ее логотипом. Если не Интранет-магазин, то пусть это будет доска почета на корпоративном портале, где будут размещаться фотографии сотрудников с самыми высокими баллами.
На ценностные ориентиры сотрудников также влияют корпоративные праздники и мероприятия. Как использовать портал в этом случае? Например, к 1 мая объявите конкурс на лучшее рабочее место среди сотрудников. В фотогалерее на сайте нужно создать соответствующий альбом. Сотрудники могут голосовать и оставлять комментарии к фотографии, которая понравилась.
Адаптация персонала
Известно, что новый сотрудник станет приносить компании прибыль и получать от работы удовлетворение только тогда, когда он хорошо овладеет принципами работы в организации, ознакомится с внутренними процессами в ее бизнесе, наладит хорошие отношения с коллективом.
Раздел «Новому сотруднику» на корпоративном портале поможет каждому новичку быстро и в доступной форме познакомиться с важной информацией о компании, ее целях, стратегиях, традициях и процедурах. Раздел может быть чем-то вроде «Курса молодого бойца», чтобы помочь быстрее сориентироваться новичку, не отвлекая при этом других сотрудников от работы.
Возможность просмотра профиля каждого сотрудника и наглядная организационная структура компании поможет каждому новоприбывшему быстрее скоординировать свое поведение, запомнить имена коллег. Коллектив сотрудников сможет на странице «Кадровые изменения» сайта посмотреть профиль нового сотрудника. Он же, увидев на портале свою фотографию, быстрее почувствует себя принятым в коллектив.
Обучение
Выше уже упоминалось о выгодах организации обучения на основе корпоративного портала. Здесь много возможностей. На портале создается база тематических видео-уроков, статей, учебных презентаций. Настраиваемые опросы помогут легко провести аттестацию полученных знаний в виде тестов.
Организация очных занятий в компании также может быть облегчена с помощью корпоративного сайта: сотрудники смогут посмотреть расписание тренингов, оправить заявку на участие.
Обратная связь
Во многих компаниях недостаток обратной связи между отделами, а также между подчиненными и руководством является насущной проблемой. С помощью корпоративного портала ситуацию можно изменить в лучшую сторону. Самое простое средство – опросы на портале, которые могут помочь выявить настроение коллектива, узнать мнение большинства по какому-либо вопросу. Результаты опросов удобно использовать для статистики.
Следующий важный инструмент – форум. Здесь стоит создать раздел: «Вопросы к руководителям». Не помешает и анонимная форма обратной связи с руководителями. Личные блоги управленцев помогут улучшить взаимопонимание сотрудников с менеджментом. Язык блогов менее формален, что будет способствовать эффективному донесению идеи и требований руководителей до подчиненных.