Интранет - универсальный инструмент, применение которого подходит для любой компании. Внутренний сайт позволяет развивать корпоративную культуру, формировать чувство общности у сотрудников, создавать положительный образ компании, и в результате, укреплять внутренний HR-бренд.
Во-первых, внутренний сайт образует единое поле для обмена информацией, объединяет в одно сообщество все филиалы, подразделения и региональные представительства компании. Основной плюс Интранета, по мнению пользователей – удобство: не нужно тратить время на поиск информации, можно получать все необходимое «без отрыва от производства» на рабочем месте.
Поэтому Интранет пользуется большой популярностью у сотрудников. Задача внутреннего PR и HR сделать Интранет не просто популярным ресурсом, а работающим инструментом коммуникаций внутри компании.
Интранет является официальным коммуникационным каналом компании. Через раздел «Стратегия» компания может донести до сотрудников информацию о ее истории, ценностях, миссии и стратегии. Управляйте информацией – размещайте новости, результаты исследований рынка, рассказы о достижениях компании, презентации, документы, анонсы корпоративных событий и т.д.
Помните об элементах нематериальной мотивации – поздравления каждого сотрудника с Днем рождения, фотоотчеты корпоративных мероприятий, информация о корпоративных льготах, о лучших сотрудниках и т.д.
Раздел «Обучение» - презентационные материалы прошедших занятий, учебные планы, правила оформления заявки на обучение, которые будут создавать дополнительную мотивацию для сотрудников, развивать профессиональные компетенции.
Интранет дает возможность размещать большой объем информации, он может использоваться как общедоступное хранилище документов (процедур и приложений, служебных записок, бланков, регламентов, инструкций, шаблонов и др.).
Создайте электронный справочник сотрудников – фотографии, электронные адреса, телефоны. Разместите в Интранете практические советы (как вызвать курьера, заказать канцтовары, оформить заявку на «техосмотр» компьютера). Практические советы и справочник сотрудников помогут новым сотрудникам лучше и быстрее адаптироваться в компании, а для старожилов это будет хорошее подспорье в работе.
Чтобы управлять корпоративным сайтом в качестве канала информации, нужно постоянно быть в курсе проблем и забот коллектива. Создайте форум – площадку для делового общения сотрудников. Форум поможет вам всегда «держать руку на пульсе» - получать обратную связь от сотрудников, работать со слухами, которые только зарождаются в компании, реагировать оперативно.
Минусом Интранета может являться лишь то, что он доступен не для всех сотрудников. Например, у технического персонала нет компьютера. Отсутствие возможности пользоваться сайтом компании может привести к тому, что определенная группа сотрудников будет выведена за пределы единого бизнес-пространства. Но в компании, где Интранет – не единственный канал внутренних коммуникаций, если информация размещается дополнительно на стенде или публикуется в газете компании, то она полностью охватит целевую аудиторию.
При формировании HR-бренда важным этапом является воздействие на аудиторию сотрудников, которые уже работают в компании. Для этого нужно создать и поддерживать постоянный поток информации о компании, направленный на сотрудников. В решении этой долгосрочной задачи удобно использовать внутренний сайт компании. Важно понять и четко сформулировать конечную цель, задачи и инструменты, необходимые компании для их решения. Цель – укрепление HR-бренда внутри компании. Задачи, которые нужно решить для осуществления поставленной цели:
1. Формирование в компании единого информационного поля;
2. Формирование и непрерывное поддержание лояльности персонала;
3. Формирование, развитие и корректировка корпоративной культуры.
Для осуществления этих задач сначала нужно проанализировать существующие каналы обмена информацией:
- устранить разрывы и пустоты в информационном потоке;
- повысить результативность внутренних коммуникаций;
- заинтересовать и максимально вовлечь в процесс коммуникаций сотрудников компании.
Достаточно молодая компания «Элемент Лизинг» запустила некоторое время назад «Корпоративный портал». Возник ряд трудностей. Головной офис компании располагался в Москве, офисы продаж – в десятках городов по России плюс Украина (около 10 городов). Возникла задача – организовать единое информационное пространство для всех сотрудников компании, работающих во всех городах. Первая трудность была технического рода: как обеспечить такой большой аудитории с разными техническими возможностями офисов и городов, обширной географией свободный доступ и пользование порталом? Вторая трудность – приучить всех сотрудников пользоваться Интранетом как мощным информационным средством. Технический вопрос был успешно решен ИТ-подразделением, и сегодня корпоративный портал у каждого сотрудника компании является на компьютере домашней страницей. Вторая задача была решена следующим образом. На портале стали размещать информацию и документы, которые по-настоящему необходимы всем сотрудникам в ходе работы практически каждый день:
- пособие по работе с клиентом;
- условия финансирования;
- нормативная база компании;
- описание акций, проводящихся для клиентов и т.д.
Если кто-то из сотрудников по телефону или электронной почте запрашивал подобную информацию, то ему рекомендовали обратиться к порталу.
Сегодня интранет портал – нужный, важный и востребованный ресурс в компании. В него входит несколько разделов:
- новости компании;
- справочник офисов продаж и сотрудников;
- нормативная база компании;
- поздравления с днем рождения сотрудников компании.
Система внутрикорпоративных коммуникаций создается в компаниях с целями:
1. Воспитание корпоративной идентичности у каждого сотрудника;
2. Управление информационным полем внутри компании;
3. Рост привлекательности компании для сотрудников в качестве работодателя.
Внутренний PR в рамках вышеуказанных целей решает следующие задачи:
- психологическая подготовка сотрудников к наступающим изменениям в компании;
- управление слухами;
- трансляция желаемой модели поведения сотрудникам компании;
- информирование персонала о прошедших событиях;
- разъяснение корпоративной политики в сфере развития и обучения персонала;
- демонстрация «открытости» руководства.
Интранет помогает решать все эти задачи. Но и здесь есть свои сложности:
1. Необходим человек, отвечающий за постоянное обновление информации портала. Для этого назначаются модераторы, ответственные за определенные темы или рубрики. Модераторов также нужно контролировать и мотивировать их, т.е. работать с ними.
2. Обязательно нужно раскручивать интранет среди сотрудников, т.к. сам по себе он их не заинтересует.
Способы – размещать следующую информацию только на интранет портале и больше нигде:
- Реквизиты компании, бланки;
- Телефонный справочник компании;
- Меню столовой;
- Информацию о кредитах;
- Информацию о скидках, купонах;
- Конкурсы, соревнования с призами.
Способы вызова интереса к интранет порталу:
- вывешиваем информацию на доске объявлений о том, что в интранете есть соответствующая новость;
- создаем прецедент или описываем корпоративное событие;
- выпускаем информационный бюллетень о работе портала;
- организуем «агентурную сеть» (с помощью руководителей и неформальных лидеров отделов) и через нее пускаем необходимую информацию.