Сколько времени в месяц, в день Вы в качестве руководителя тратите на выполнение непосредственной работы руководителя? Одна из наиболее известных моделей, описывающих содержание работы руководителя – модель Файоля.
Руководитель должен выполнять следующие функции: делать планирование и прогнозирование; руководить; организовывать; контролировать рабочие процессы; координировать работу персонала.
Планировать и прогнозировать
Прогноз – предсказание будущего на основе научных методов или самого результата предсказания. Популярные методы прогнозирования:
- экспертные оценки (метод Дельфи);
- статистические методы;
- моделирование.
Из Википедии: в организациях чаще всего применяется метод экспертных оценок, заключающийся в том, что первые лица компании собирают мнение подчиненных, спорят, обсуждают информацию и в результате получают общую картину будущего.
Планирование – это деятельность, которая связана с составлением планов. В самом общем виде планирование подразумевает выполнение этапов:
- Постановка задач и целей;
- Разработка программы действий;
- Определение необходимых ресурсов, источников их получения;
- Доведение планов до их исполнителей.
Организовывать – создавать формальную структуру компании или отдела, грамотно распределять работу между сотрудниками. А также разрабатывать систему запрограммированных решений. Каждый из сотрудников заранее должен знать, как ему поступать в конкретной ситуации, а не бегать постоянно с вопросами к руководителю, отвлекая его от дел. Эту задачу должен решать именно руководитель – прописывать «правила игры» для каждого подчиненного.
Руководить – отдавать распоряжения и мотивировать своих подчиненных на решение рабочих задач и получение результата. Здесь важную роль играет имеющийся у руководителя опыт, чем больше опыта, тем больше верных решений руководитель принимает.
Координировать. Чтобы координировать действия сотрудников и взаимодействия между подразделениями, должны быть прописаны регламенты взаимодействия, содержащие набор запрограммированных решений. Однако рано или поздно возникают ситуации, когда действовать необходимо не по регламенту, а «включать голову», в этом случае невероятно важен реальный опыт руководителя.
Контролировать
Контроль часто сводится к «поговорить с подчиненным». Этот способ очень трудозатратный, а поэтому малоэффективный.
В процессе создания организационной структуры и прописывания регламентов обозначаются точки контроля над рабочим процессом. Информационные данные должны накапливаться в форме таблиц. Эти табличные формы – приложения к регламентам, которые позволяют руководителю вести постоянный контроль процесса и влиять на него без больших трудозатрат.
Лучше, когда управленческий процесс организацией автоматизирован (CRM и т.д.).
А сейчас контрольный вопрос:
Какое количество времени в месяц, в день Вы затрачиваете, как руководитель, на выполнение функций по Файолю? До какой степени равномерно распределено Ваше рабочее время на все функции, перечисленные выше? Или Вы только распоряжения отдаете?
У хорошего руководителя время распределено равномерно между всеми пятью функциями:
- Прогнозирование и планирование;
- Руководство;
- Организация;
- Контроль;
- Координация.
Более того, у грамотного руководителя определены часы и дни для выполнения функций руководителя. И лишь после выполнения своих важнейших обязанностей руководитель начинает заниматься продажами и другими вещами.
Надеемся, что оценив работу по функциональной модели Файоля, Вы станете более эффективным начальником.