Когда в фирму поступает новая офисная техника, все надеются на то, что теперь все будет работать без перебоев, как часы. К сожалению, очень часто люди, ответственные за покупку сканеров, копиров и принтеров, при выборе устройства упускают из виду массу особенностей. В большинстве случаев это приводит к возникновению проблем с ремонтом, расходными материалами, обучением сотрудников и т.д. Чтобы избежать таких ситуаций, следует сразу грамотно подходить к выбору техники. Если сделать все правильно и с умом, то можно достичь значительного ускорения оборота документов в организации, и при этом еще и сэкономить деньги и нервы сотрудников.
Тем не менее, в каждой компании имеются свои задачи и способы их решения, и подбор техники должен быть особым для каждого конкретного случая. Многочисленные эксперты рекомендуют опираться на интенсивность оборота печатных документов в фирме. Так можно определить необходимую производительность оборудования и приобрести устройство с большой или малой мощностью. Это напрямую отражается на размере суммы, которую придется отдать за оргтехнику. Как вариант, можно прибегнуть к расчету месячной нагрузки на имеющуюся технику и при выборе учитывать этот объем с некоторым запасом.
Помимо оргтехники, в офис необходимо установить и климатическое оборудование, как настенный газовый котел и кондиционеры. Первый обеспечит помещения офисов нормальным для работы микроклиматом зимой и теплой водой. Последнее немаловажно в условиях медицинских центров и буфетов в офисах. Ну, а кондиционеры в летнее время в рабочем помещении – не каприз, а забота о здоровье сотрудников.
Что касается офисной оргтехники, если вы выбираете модель с небольшой мощностью, то здесь очень велико желание сэкономить, взяв самый дешевый экземпляр. Однако нужно помнить об обратной стороне такого решения. Может случиться так, что к таким принтерам, МФУ, сканерам или копирам будет трудно раздобыть необходимые запчасти, расходные материалы для них дорогие, а сервисный центр, где производится гарантийный ремонт, и вовсе находится в соседнем регионе.
Для того чтобы получить всю необходимую информацию для покупки оргтехники, лучше всего обратиться сразу в сертифицированный сервисный центр. Там вы получите грамотную консультацию с гораздо большей вероятностью, чем, если бы вы пришли в магазин и стали расспрашивать тамошнего продавца-консультанта. Распространенной особенностью магазина является то, что продавцы стараются продать устройства производства какой-то конкретной фирмы, при этом у них может не оказаться моделей, рассчитанных на большой объем, поскольку они не пользуются популярностью среди обычных пользователей. Работники сервиса же смогут грамотно и доходчиво объяснить вам все необходимое, поскольку они заинтересованы в привлечении клиентов.
Ежегодно на рынок поступает множество все более новых и дешевых моделей офисной техники. Однако следует заметить, что нередко производители стараются компенсировать дешевизну устройства необходимостью использования дорогих расходных материалов. Так что, остановив свой выбор на дешевой модели, помните о возможно высокой стоимости печати одной страницы. Некоторые пытаются сэкономить, используя совместимые картриджи, которые стоят как минимум в два раза меньше, чем оригинальные. Если вы планируете пойти тем же путем, обязательно узнайте о возможности использования таких картриджей в выбранной вами модели.
Помимо картриджей, оказывающих сильное влияние на долговечность устройства, внимание следует уделить и бумаге, на которой печатаются документы. Качественная бумага позволит снизить риск преждевременной поломки принтера и износа печатных узлов. По словам экспертов, плохая бумага может снизить ресурс принтера до 40%! Но это не все, сделав покупки, необходимо подумать и о последующем обслуживании техники. Лучше всего заранее заключить договор с сервисным центром или фирмой-аутсорсером, которые будут проводить своевременную профилактику во избежание поломок и вызванных этим перебоев в работе офиса.
И, напоследок, еще один совет. Не покупайте офисную технику, бывшую в употреблении. Вполне вероятно, что вскоре ее придется ремонтировать из-за износа или поломки. Чтобы избежать лишних расходов, приобретайте только новые устройства с гарантией от надежного производителя.