Большинство руководителей хочет добиться качественной, слаженной и непрерывной работы подчиненных. Нередко для этого ими применяются не самые популярные методы, такие, как штрафы за опоздания, просроченные отчеты, лишение премии и объявление выговора и т.д.
Однако чаще всего такие меры дают обратный эффект: отчеты так и не сдаются вовремя, программы для бухгалтерии постоянно виснут, нескончаемые авралы – все это ввергает фирму в хаос. Лучшим выходом в такой ситуации будет грамотное сочетание тайм-менеджмента, грамотной мотивации, своевременного разрешения конфликтов.
Эффективное планирование времени может поистине творить чудеса. Разделение задач по степени важности и срочности, четкое определение целей и передача полномочий – вот основные составляющие успеха. Конечно, это вовсе не означает, что вы обязаны вести постоянную слежку за работниками, отмечая все их дела с помощью секундомера. Речь тут о другом – вам необходимо выявить сильные стороны ваших подчиненных и постараться их развить и использовать на благо организации.
Важным этапом улучшения эффективности работы предприятия, в частности, сотрудников бухгалтерии, станет выбор надлежащего программного обеспечения, что в век компьютерных технологий просто необходимо. Выбирая ПО Консультант Плюс сетевую версию, руководитель обеспечивает в своей организации порядок в документообороте, доступ сотрудников к нужным файлам, упорядоченным в удобном виде. Здесь опытные бухгалтера и их помощники найдут необходимые бланки, свежие законодательные акты, рекомендации ведения отчетности и много другой полезной информации.
Главный бухгалтер может использовать тайм-менеджмент для планирования, как собственной работы, так и работы всего отдела. Приоритет отдается именно целям бухгалтерии. Только после их завершения следует выполнять те задачи, которые не входят в круг обязанностей вашего отдела.
уководитель должен произвести разделение задач по времени – на срочные и несрочные, а также по важности. Рассмотрим простой пример. Как правило, в начале года бухгалтеры фирм занимаются подготовкой годовой отчетности организации, это достаточно трудоемкая задача, и часто ей занимается весь отдел. Однако текучку никто не отменял, и разумным шагом будет сделать так, чтобы один или несколько сотрудников занимался в первую очередь текущими делами. Такое перераспределение позволит избежать простоев в работе бухгалтерии и всей фирмы.
Делегация полномочий неразрывно связана с мотивацией, являясь важным ее элементом. Работники должны осознавать, что вместе с новыми полномочиями повышается их ответственность за совершенные поступки. Если сотрудник чувствует, что ему доверяют нечто большее, чем просто работа в одной из многочисленных программ для бухгалтерии, у него появляется мощный стимул для реализации своих амбиций. Начальник должен доверять подчиненному тот участок, с которым работник способен справиться самостоятельно, и контроль при этом осуществляется лишь по совместной договоренности.
Перед тем, как предоставить работнику новые возможности, руководителю стоит разъяснить работнику требования, касающиеся сроков и степени его ответственности, а также ограничения по финансовым, человеческим и материальным ресурсам, доступным сотруднику для выполнения работы. Впрочем, для мотивации недостаточно лишь делегирования полномочий, хотя последнее и оказывает значительное влияние на стимулирование работников. Большую роль играет политика нематериальной мотивации, проводимая руководителем отдела – главным бухгалтером.
Одна из важнейших составляющих, влияющих на эффективность функционирования бухгалтерии – способность начальника предотвратить или быстро разрешить конфликт, вне зависимости от того, что стало его причиной – пропавший отчет, неработающие программы для бухгалтерии или отсутствие бумаги в принтере. Главный бухгалтер должен контролировать ход ситуации, прежде всего при этом необходимо определить свое отношение к происходящему. Затем следует выявить позиции и интересы участников спора, и, наконец, найти устраивающее обе стороны решение путем перебора возможных вариантов или совместной генерации подходящего решения возникшей проблемы.