Месячный фонд зарплаты образует должностной оклад и различные надбавки, которые выплачены за конкретный месяц. Фонд заработной платы подразумевает совокупные денежные средства, оговариваемые системой оплаты и штатным расписанием, действующими в организации для осуществления выплат сотрудникам.
Названия должностей, профессий и специальностей, прописанные в штатном расписании предприятия, работодатель устанавливает самостоятельно.
Если при выполнении работ на определенных должностях, по определенным профессиям или специальностям предоставляются какие-либо льготы или имеются ограничения, тогда данные должности, профессии или специальности, а также соответствующие им квалификационные требования должны согласовываться с названиями и требованиями, которые описаны в квалификационных справочниках (в соответствии с положениями ст. 57 ТК РФ).
Утверждение квалификационных справочников выполняется в порядке, который устанавливает Правительство Российской Федерации.
Если в данных справочниках отсутствуют такие должности и профессии, то названия должностей и профессий (а также в трудовых договорах) необходимо указывать в штатном расписании учреждения, согласно нормативному правовому акту, который налагает ограничения или предоставляет льготы. В трудовое законодательство России входит достаточно большое число нормативных правовых актов, предоставляющих ограничения и льготы различным категориям работников. По этой причине, составляя штатное расписание, лучше опираться на соответствующие квалификационные справочники.
Иногда бывает, штатное расписание требует определенных изменений. Обычно такие изменения вносятся при необходимости уменьшения численности или сокращения штата сотрудников. В данном случае при сокращении численности происходит исключение только отдельных единиц, а при сокращении штата – исключение целых подразделений. При этом увольнение сотрудников, которые работают по сокращаемым профессиям, происходит, согласно определенным пунктам Трудового кодекса РФ.
В соответствии с постановлением Госкомстата Российской Федерации от 24.03.99 «Об утверждении порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации» при необходимости организация может вносить дополнительные реквизиты в форму для первичной документации (не считая форм для учета кассовых операций). Однако в утвержденных формах все реквизиты остаются без изменений, среди них наименование документа, код, номер формы.
Внимание! КАТЕГОРИЧЕСКИ запрещается удалять из унифицированных форм отдельные реквизиты. Для всех вносимых изменений оформляется распорядительный документ организации. В этом случае форматы бланков, указанные в унифицированных формах вышеупомянутой документации, могут подвергаться изменениям, несмотря на то, что являются рекомендуемыми.
При изготовлении бланков на основании унифицированных форм данной документации разрешается вносить изменения, касающиеся сужения или расширения строк и граф с учетом значности показаний, и добавление необходимых вкладных листков и дополнительных строк, которые нужны для удобства при размещении и последующей обработки всей требуемой информации.
Штатное расписание требуется хранить в архиве организации на протяжении 75 лет. В случае утверждения нового отдела кадров последнее работает с текущим штатным расписанием до последующей замены.
Хотя ведение штатного расписания работодателем не вменяется ему в обязанность ни по одному законодательному акту, оно прописано в Трудовом кодексе (см. статьи 15 и 57). В соответствии с ними трудовая функция человека определяется как работа, согласно должности по штатному расписанию, специальности, профессии, с обозначением квалификации и конкретного вида деятельности, поручаемой работнику.
Отсутствие у компании или предприятия штатного расписания на практике может восприниматься проверяющими органами в качестве нарушения трудового законодательства. За это должностное лицо могут привлечь к материальной ответственности в размере 500-5000 руб., а организацию – в размере 30000-50000 руб. в соответствии со ст. 5.27 Кодекса об Административных Правонарушениях РФ. Вследствие того, что штатное расписание носит необязательный характер, данные санкции могут быть оспорены в судебном порядке. Однако будет проще сделать штатное расписание, чтобы защитить организацию от излишних судебных разбирательств. Тем более, что в большинстве случаев суды переходят на сторону государственных учреждений. При отказе от оформления штатного расписания возможны и другие негативные последствия. Например, если работники, которых уволили по причине сокращения штата, подадут на работодателя заявление в суд, ему будет очень трудно доказать, что увольнение сотрудника, на самом деле, было оправданным.