Бланк обычно является бумажным листом (формата А4 или меньше), на котором присутствует набор элементов, отражающих фирменный стиль или содержащих неизменную информацию, касающуюся предпринимательской деятельности (как правило, это относится к счетам, квитанциям, накладным, актам и т.п.). В большинстве случаев бланки заполняются соответствующими их содержанию данными.
За счет использования бланков вы можете добиться значительного ускорения процесса создания документа, тем самым повышая эффективность работы вашего предприятия и сокращая трудоемкость подготовки бумаг. Кроме того, красиво оформленный бланк придает больше эстететичности конечному документу и недвусмысленно говорит о том, что компания заботится о своем имидже.
Собственная бланковая продукция должна иметься у каждой уважающей себя организации. Различные канцелярские принадлежности, журналы регистрации играют важнейшую роль в работе офиса, и, кроме того, служат своеобразной рекламой вашего предприятия. К примеру, для того, чтобы придать вашей документации элементы стиля и индивидуальности, достаточно размещения логотипа на том или ином бланке (счете, накладной и т.п.). Благодаря информационным технологиям и бланк ттн, и другие документы учета теперь можно заполнять автоматически, параллельно документ сохраняется в архиве и выводится на печать, что очень удобно.
Для печати стандартных бланков обычно прибегают к помощи типографии, но для особых видов документов может быть использована и компьютерная техника. Исключение представляют собой документы, где размещено изображения государственного герба. В таких случаях изготовление документации производится только на типографском оборудовании, владельцы которого должны иметь специальное разрешение на эти действия. Каждый напечатанный экземпляр при этом строго учитывается и подлежит тщательной охране.
В качестве примера типичного бланка можно привести документы для налогов, в которых постоянная информация уже пропечатана на листах, и оставлены специальные пробелы, в которые вносятся данные налогоплательщика. Эти поля заполняются либо с помощью компьютера, либо от руки. Другим примером являются бланки строгой отчетности, используемые для предпринимательской деятельности. Их заполнение требует обязательного соблюдения определенного алгоритма действий. Как правило, таким документам присваиваются серия и номер, и они особым образом регистрируются.
Документы делятся на продольные и угловые, в зависимости от того, каким образом на бумаге расположены реквизиты. Существуют также виды бланков, отличающиеся по тому, кто является их автором – структурное подразделение, организация или должностное лицо. Сам вид документа в свою очередь классифицируется на бланк для письма, для определенных видов документов и общий.
Конечно, использование бланков, которые были напечатаны с учетом специфики деятельности вашей компании, гораздо удобнее по сравнению с тем, чтобы пытаться подстроить под свои нужды стандартные формы и документы. К примеру, нередко приходится сталкиваться с ситуацией, когда вводимые данные не умещаются в жестко заданную строку, либо какие-то разделы бланка являются явно лишними, наконец, бывает так, что вам попросту негде разместить реквизиты вашей организации. Избежать подобных мелких неприятностей вам помогут практически в любой ближайшей типографии, если вы обратитесь туда и закажете разработку подходящей именно вам формы документов.
Большое количество различных макетов и образцов бланков для документов, которые используются многими компаниями, можно легко и быстро найти в интернет-каталогах. Подобрав нужный вариант, вы можете заказать в типографии его офсетную печать, для которой может быть использована как разноцветная рифленая, так и простая белая бумага. Разнообразие материалов и технологий, доступных для выпуска печатной продукции, позволит вам получить практически любой бланк, в котором будет нуждаться ваша предпринимательская деятельность.