Итак, продолжаем рассматривать образ деятельности собственника на предприятии, когда не прописаны бизнес-процессы, а все внезапные задачи выходят на самого собственника.
На первых порах, пока организация маленькая, данная ситуация может казаться нормальной для руководителя. Он себя чувствует комфортно, зная всегда, что происходит в любом из отделов, с каждой конкретной задачей, понимая, что он на нее может повлиять в любой момент времени, приостановить или изменить реализацию какой-то задачи своим волевым решением, что он может заменить кого-то из сотрудников.
Но для этого ему нужно ежедневно анализировать информацию от каждого подчиненного, организовывать и проводить планерки, иногда даже лично ходить по отделам и контролировать работу персонала.
Итак, вместо того, чтобы осуществлять изначальную важную творческую функцию руководителя, заниматься разработкой процессов бизнеса, продумывая, в каком направлении компании лучше развиваться, при помощи каких инструментов данного развития можно достичь и как нужно для этого выстраивать работу малого предприятия, руководитель осуществляет функции источника авральных непродуманных задач и контролера (реакция на непрерывно возникающие проблемы из-за отсутствия организации), которые не столько способствуют целенаправленному развитию организации, сколько просто поддерживают ее в некотором состоянии.
Руководитель, таким образом, загоняет всю деятельность компании, а, самое главное, собственную деятельность в еще больший авральный режим. Через некоторое время он просто завязнет в функциях, связанных с ручным управлением и потеряет творческое начало, которое необходимо руководителю. У такого руководителя не будет оставаться времени на то, чтобы взглянуть «сверху» на работу своего малого предприятия и продумать его дальнейшее развитие. Вся его энергия будет тратиться на решение текущих вопросов, которые и возникают в результате того, что на самом первом этапе он неправильно построил деятельность своей компании, не смог выстроить грамотно ее бизнес-процессы.
Помимо этого, при таком начальнике вся жизнь организации зависит от его личности. Без его инициативы и его согласия ни одна процедура не сможет быть проведена, не может быть принято никакое решение. Получается, что все бизнес-процессы компании сводятся к нему. И если окажется, что он занят (а он занят практически всегда), то встает работа многих подразделений.
Но главное, что все значимые решения принимает лишь один человек – руководитель, который хоть и является носителем бизнес-идеи и организатором фирмы, но он обыкновенный человек, который тоже может ошибаться. Поэтому и его решения тоже могут быть ошибочными и могут привести к краху компанию.
Поэтому замыкание всей деятельности компании на одном человеке опасно для малого предприятия. Каким бы хорошим руководителем ни был собственник, он должен осознавать, что единоличное управление организацией, где нет механизмов качественной самостоятельной деятельности всех сотрудников, может привести к ряду негативных последствий:
Снижению способности руководителя принимать верные и быстрые решения;
Чрезмерной нагрузке руководителя;
Деградации всей компании;
Деградации творческих функций руководителя.
Руководство посредством четкой организации процессов бизнеса
Другая ситуация, когда руководитель компании с самого начала смог не просто осуществить бизнес-идею, взяв на себя функции по регулированию всех процессов на малом предприятии, а построил так эти процессы, чтобы они могли функционировать эффективно без его вмешательства.
Другими словами, если ему удалось отладить внутренние механизмы деятельности компании и добиться от каждого сотрудника четкого осуществления имеющихся задач. Если он организовал функционирование организации в автоматическом режиме.
Это достаточно сложная задача, которая требует от собственника предприятия больших способностей. Он должен не просо понимать, как осуществлять свою идею, ему необходимо мыслить системно и видеть роль конкретного сотрудника в общей работе организации. Он должен знать четко, из каких конкретно процессов состоит та трудовая деятельность работников, которая дает возможность достигать поставленных собственником целей. Целей, которые заложены в его бизнес-идее.
Руководитель малого предприятия должен прописать каждую из функций для каждого сотрудника, задав ему некую модель поведения, от которой он отходить не должен. Эта инструкция закрепит четко за подчиненным его функционал, что даст возможность уйти от проблем, связанных с отсутствием личной ответственности.
То есть собственник должен уметь организовывать эффективную рутину (бизнес-процесс), которая позволяет предприятию действовать на основе норм, прописанных в инструкциях.
Роль каждого подчиненного на таком малом предприятии сводится к умению прочитать и четко следовать данным инструкциям. Это делает компанию независимой от конкретных людей (незаменимых исполнителей, которые умеют выполнять быстро любую задачу), позволяет заменить любого служащего быстро, обучив другого, который также умеет читать и выполнять инструкции.
Но самое главное, грамотно заданная рутина позволяет руководителю избавиться от личного контроля всей деятельности предприятия. Он прописывает в инструкциях все контрольные мероприятия, определяет стандарты мониторинга, кто его проводит и по каким именно критериям. Создавая рутину, руководитель также должен помнить о системе мотивации, которая будет способствовать четкому и грамотному следованию инструкциям и о многих других мелочах. Но если все данные мелочи заданы правильно, и все процессы на предприятии работают по часам, то лично собственнику можно ничего не делать.
Если руководитель малого предприятия все на самом деле сделал правильно, смог организовать рутину, которая позволяет его компании эффективно работать и давать стабильную прибыль, то он может просто наблюдать со стороны и получать периодическую прибыль.
Такой путь очень удобен собственнику, который вложил огромные силы в отлаживание всех процессов в организации до такого уровня, что они и без его вмешательства работают эффективно, и решил отдохнуть. Но есть и обратная сторона медали, здесь имеется риск застоя. Каждая компания находится в среде конкурентов. И как бы прекрасно не функционировало предприятие, какие бы качественные продукты не выпускало, всегда найдется тот, кто может сделать это лучше. Чтобы победить в борьбе с конкурентами, компания должна непрерывно развиваться, не оставаться на одном месте. И тогда схема, когда главный создатель рутины (собственник), направленной на осуществление его бизнес-идеи, уходит на отдых, для предприятия полезна не будет.
Намного лучше, когда собственник, получив много свободного времени (благодаря правильно организованной работе компании), сможет дальше разрабатывать все новые и новые идеи для бизнеса, и разрабатывать специальные рутины для них. Заниматься творческой деятельностью, итогами которой станет открытие новых направлений деятельности предприятий или новых предприятий, повышающих его прибыль.