Существует такое понятие «проектный офис». Оно неизвестно пока предпринимателям средней руки, зато бизнес-элита, будущая или потенциальная, хватается за этот термин «руками и ногами». Но, если компания занимается проектами, даже мелкими, без такого офиса - как без рук.
Значимость проектного офиса. Проекты - это все, о чем мечтает, о чем думает каждый человек и бизнесмен. Любой индивидуум не может, вероятно, жить без планов и без проектов. Мы все думаем, как жить лучше, как растить детей, встретить Новый Год или День Рождения, заработать денег. Без проектов – никак.
В бизнесе любой проект - договоренность на всех уровнях. Это не план личный, это план корпоративный. Что, в принципе, такое проект в бизнесе? Сначала идея, потом поиск союзников и, скорее всего, инвесторов. Потом нахождение исполнителей, хороших или плохих, контроль или попытка контроля деятельности. Наконец, результат, который тоже надо оценить со всех точек зрения.
Естественно, одному человеку, пусть и талантливому руководителю, не справиться. У бизнесмена всегда существует команда, которая реализует его планы. Это может быть просто группа подчиняющихся «своих» людей, близких и не совсем. В элитных бизнес- структурах всегда существует специальное подразделение для реализации планов компании.
Роль одного офиса, который занимается проектами, достаточно велика. Здесь объединены люди, которые ориентированы на цель и, вероятно, болеют ею. В проектном офисе объединяются рекламщики, финансисты, секретари и администраторы. Только не каждый из этих офисов развивается эффективно.
Главное – автоматизация и развитие
Основное требование для офисов такого типа – разработать правила игры. Обычно - это правила игры в команде. По-научному это классифицируется как «методология проектного управления». Правила игры, конечно, не могут быть совершенны сразу. Их надо вырабатывать, «шлифовать». Могут не подойти люди, возможно, не подействуют методы бизнес-игры.
Каждый раз при ошибке любой бизнесмен не должен, а даже обязан сделать свои выводы и поменять что-то в команде или методах. Стоит помнить, что внесение любых корректив, требует контроля, хотя бы первоначального.
Консалтинговые компании настаивают: базовый элемент выигрыша проектов - автоматизация. Консультанты готовы вкладывать в проектную автоматизацию средства, потому что верят - это залог успеха. Они разработали три уровня автоматизации проектной системы.
Первая ступень – обычный «апгрейд» информационной системы под существующий проект. Вторая и третья – внедрение своих ноу-хау, с помощью которых проект и контролируется, и реализуется. Консалтинговые компании уверены, что если сделать все так, как предписывает автоматизация, реинжиниринг процессов бизнеса, тогда методология будет соблюдена. Проще говоря, игра будет выиграна, а проект реализован.
Любители «деталей» среди бизнес-теоретиков обычно подразделяют любую автоматизацию всего на два уровня:
- оперативный;
- стратегический.
Первый уровень автоматизированной работы «проектного офиса» подразумевает обычное внедрение нового программного обеспечения, разработку плана проекта и контроль расхода средств, анализ негативных последствий от действий конкурентов и среды, внутренней и внешней.
Второй, касающийся уровня стратегии, уже достигает руководства компании. Это уровень - для топ-менеджеров, которые уже знают, что получилось и как сделать так, чтобы это получилось еще раз, либо не получилось никогда, либо получилось, но с коррективами.
Чем важна централизация, сбор и стандартизация
Конечно, все нужно контролировать, желательно, централизованно. Это называется «централизация». К одному человеку не может, а должна стекаться вся информация в«проектном офисе». Он - здесь «генерал». Именно это человек, или несколько человек должны анализировать, насколько сам проект соответствует стратегии развития компании или организации в целом, насколько проект «впишется» в общее организационное развитие и станет эффективным. Например, если компания решила, что все проекты должны окупаться не позже пяти лет, то любая идея, подразумевающая больший срок окупаемости, отклоняется автоматически. Кроме того, проект не может реализовываться в отдельности от других бизнес-идей. Один или несколько топ-менеджеров управляют ими как единым портфелем.
Еще одно направление развития офисов подобного типа - это сбор информационных потоков. Что имеется в виду? За каждым новым проектом стоит большой или не очень опыт реализации подобных бизнес-идей, который очень важно учитывать. Группы менеджеров, включенные в проект, обязаны аккумулировать эту информацию о предыдущем опыте, а программное обеспечение способно перерабатывать ее и выносить правильные решения.
Со сбором информационных потоков связана и проектная стандартизация. Подразумевается, что большинство проектов подразумевают типовые решения, причем во всех областях, например, типовые коммуникации между подразделениями на стадии реализации. Что это дает? Экономию ресурсов, прежде всего, в том числе и интеллектуальных.
Главное - правильно общаться
Эксперты полагают: основное при реализации проекта - адекватная коммуникация между группами, реализующими проект, а также между организацией и представителями внешней среды. Взаимопонимание между всеми сторонами имеет массу бонусов. Менеджеры оперативно делятся опытом и перераспределяют ресурсы, тем самым значительно увеличивая проектную результативность.
Наконец, в реализации проекта большую роль играет зрелость организации. Существует масса способов, которые помогут повысить организационную зрелость. Прежде всего, необходимо обучать руководителей проекта и проектные команды, регулярно обмениваться опытом и проводить конкурсы, в ходе которых определяются лучшие менеджеры, а также вести разработку мотивационных программ.