Рассмотрим ситуацию 2, в каком случае могут понадобиться услуги обучающей компании. Вы серьезно подходите к поиску провайдера, вам нужно разработать и рассмотреть по частям процесс проведения тендера от «А до Я». Вы готовы выделить для этого время и человеческие ресурсы.
Это обычно происходит в крупных компаниях при выборе провайдера по обучению на целый год, а не для разового тренинга. Мотивы могут быть различные. Например: у компании есть определенные требования к партнерам по обучению, вы уверены, что найти достойного партнера можно только таким образом.
- Вы хотите произвести мониторинг рынка, собрать информацию о возможных партнерах в сфере обучения и развития;
- Такие требования в вашей организации (тендер и следование процедуре в строгом порядке).
Последовательность действий в таком случае:
Этап 1
Разработка стратегии обучения
На данном этапе нужно ответить на вопросы: кого (каких сотрудников, группы) и как (своими, внешними силами, дистанционными или аудиторными методами и т.д.) вы будете проводить обучение в вашей компании, сколько нужно вам средств на это (определяетесь с бюджетом). По этому вопросу написано много статей, даже книг.
Этап 2
Формулировка требований к потенциальному партнеру
Возможные критерии отбора приведены ниже. Вы определяете, что из этого важно для вас. Пункт, который важен, нужно конкретизировать. Например, для вас важна продолжительность функционирования компании на рынке, то какой она должна быть? Год, два или больше? Хорошо при этом понимать и суметь объяснить, почему так, а не иначе.
Возможные требования:
- Специализация (тренинги по теме управления персоналом, продажи);
- Количество тренеров (может быть вам нужен провайдер, чтобы он мог проводить много тренингов, и у тренеров была возможность заменять друг друга);
- Срок работы на рынке (год, три и т.д.);
- Опыт проведения для организаций определенной сферы бизнеса;
- Наличие рекомендаций.
Требования к тренерам:
- Продолжительность работы в должности тренера;
- Специализация тренера (иногда тренеры специализируются на одной области, например, продажах, IT, управлении персоналом и т.д.);
- Опыт работы в смежных сферах (обучения и развития персонала, организационного консультирования, развития);
- Опыт ведения аналогичных тренингов (в каких организациях, сколько тренингов);
- Опыт работы в сфере специфики тренинга (если тренер проводит тренинг по управлению персоналом, то нужно узнать, имеется ли у него личный опыт в области управления персоналом, если тренинг по продажам, то в области продаж и т.д.).
Требования к программе:
- Программа тренингов (хотите ли вы посмотреть содержание тренинга, который вам интересен);
- Форма программы (название, имя тренера, разбивка на блоки, цели, разбивка по времени, детальность описания каждого из блоков, методы работы);
- Содержание программы (наличие логики, соответствие целей содержанию, вашему видению, последовательность изложения материала, наличие моментов, пунктов, которые вы, как организатор, желаете видеть в программе тренинга);
- Стоимость;
- Продолжительность.
Требования к предварительной и после тренинговой работе:
- Имеет ли значение для вас проведение таких работ;
- Методы пред тренинговой диагностики и пост тренинговой работы (об этом также написано множество статей и книг).
Этап 3.
Разработка технического задания (ТЗ)
Цель данного этапа – формирование запроса на получение информации от потенциальных партнеров и ограничение выбора до рамок компаний, соответствующих вашим требованиям.
Стоит обратить внимание на то, что все вышеуказанные требования, прежде всего, для вас. Не нужно говорить о них тренинговым провайдерам в техническом задании. Некоторые провайдеры могут сказать вам неправду, чтобы понравиться вам. Попросите их просто предоставить информацию по важным для вас пунктам.
Техническое задание может выглядеть так:
Приветствие (если задание составлено в письменном виде);
Краткая информация о вашей организации и цель запроса;
Требования к предложению (форма преподнесения информации, которая для вас желательна, оформление, порядок изложения и т.д.);
Информация, которую вам нужно получить в коммерческом предложении от компании, которая вам нужна для принятия решения;
Срок подачи предложения;
Остальная информация, которая вам необходима для принятия решения.
Этап 4.
Поиск возможных партнеров
Когда подготовлено техническое задание, то его нужно отослать потенциальным провайдерам тренинговых услуг. Лучше рассылать большему количеству компаний.
Рекомендуемые методы поиска партнеров:
- объявление тендера на тематических сайтах;
- информирование существующих партнеров (отправление ТЗ);
- целенаправленный поиск компаний, которые специализируются на нужных вам темах через:
Интернет;
Участие в выставках;
Рекламу в специальных изданиях;
Рекламные материалы;
Собственный опыт;
Рекомендации друзей, коллег, которым вы доверяете.
Этап 5.
Подготовка комитета тендера
Тендерный комитет – сотрудники, готовые участвовать во всех мероприятиях, касающихся выбора провайдера.
Сюда могут войти специалисты отдела обучения и развития, службы персонала, ключевые сотрудники, потенциальные участники из наиболее активных, рациональных и ответственных, их менеджеры.
Если в обязанности сотрудника не входит участие в подобных мероприятиях, то нужно составить информационно-мотивирующее письмо и выслать его по адресу. В письме должна быть выражена идея, цель и важность будущих событий, задачи участников комитета, их выгоды от данного участия и благодарность за помощь.
Этап 6.
Первый отборочный тур
Сначала нужно рассмотреть имеющиеся предложения, оценить их по критериям, сформулированным на этапе подготовки техзадания. Работа требует времени, так как обычно приходит много предложений. Рекомендации:
Если объемы работы большие, то самые скрупулезные могут воспользоваться сравнительной таблицей, содержащей описание всех критериев в кратком виде и шкалу оценок всех участников тендерного комитета – прочитали предложение, оценили и поставили оценки.
Одни компании в ответ на ваш запрос с определенными требованиями могут выслать готовые презентации своих продуктов, другие не потрудятся адаптировать их под ваш заказ (добавить нужную информацию, убрать лишнюю). Вам решать, рассматривать такое предложение или лучше сразу обратить внимание на тех участников тендера, которые прилагают усилия, стараются что-то сделать, чтобы стать вашим партнером.
Определите количество компаний, которые после первого тура создадут «короткий список».
Соберите оценки предложений у членов тендерного комитета и выберите победителей первого тура.
Сообщите обязательно о результатах тем компаниям, которые прошли и особенно, которые не прошли отборочный тур. Познакомьте с основными критериями отбора, на основании которых происходил отбор, отметьте понравившиеся вам моменты, поблагодарите участников тендера за предоставление информации. Так вы покажете всем, что относитесь к обучению ваших сотрудников серьезно и хотите выбрать для их обучения достойного партнера.
Далее процесс проведения тендера начинает совпадать с планом для Ситуации 1, рассмотренной в первой части статьи.