Это также и организация, начиная с 2009 года, системы электронного межведомственного документооборота (МЭДО), которая была дополнена в 2010 году положениями системы электронного межведомственного взаимодействия (СМЭВ).
К самым последним правовым актам можно отнести постановление № 751, принятое Правительством России 7 сентября 2011 года и утвердившее в новой редакции Правила делопроизводства, которые в настоящий момент еще более ориентированы на применение электронных документов.
Последние решения, принятые Правительством, Советом при Президенте России по развитию информационного общества в нашей стране, Правительственной комиссией по внедрению информационных технологий в работе государственных органов и органов местной власти, ориентированы на внедрение электронного документооборота в работу всех федеральных органов, исключение бумажного оборота документов в ходе взаимодействия между федеральными органами, присоединение к электронному документообороту между ведомствами органов управления в субъектах федерации и сокращение доли документов на бумажных носителях в целом.
Ясно, что электронные документы и электронный документооборот не являются самоцелью. Глобальная цель – это увеличение как эффективности, так и качества в работе всего комплекса государственных органов, благодаря внедрению систем, позволяющих прозрачное движение документов во всех структурах государства, и благодаря всеобъемлющей системе контроля исполнения. Применение электронных документов существенно уменьшает сроки при их передаче – от нескольких недель до считанных минут, позволяет отправлять документы одновременно нескольким адресатам, постоянно контролировать все стадии в ходе исполнения предписаний данного документа.
В связи с этим архивисты оказываются перед лицом новых задач. Главной проблемой, по нашему мнению, является непонимание разницы, существующей между документами, имеющими временный и долговременный, а также постоянный сроки хранения. По мнению управленческого персонала, совершенно все документы подлежат обработке по единой схеме, откуда следуют попытки перевести совершенно все документы в электронную форму. Однако все существующие ныне технологии, применяемые в области электронного документооборота, в основном ориентированы на организацию способов работы с текущими документами: эти технологии создают необходимую оперативность в передаче файлов, текстовых и отсканированных документов. Этим обеспечивается оперативность в деле передачи всех документов, в вопросе их согласования, удобство полнотекстового поиска, то есть таким образом существенно повышается эффективность всей работы. Но данные технологии отнюдь не направлены на обеспечение долговременного хранения документов, не обеспечивают их юридической значимости в долговременном отношении.
Технологии цифровой электронной подписи, заложенные в 2002 году Федеральным законом № 1 «Об электронной цифровой подписи» и прописанными в 2011 году в положениях Федерального закона № 63 «Об электронной подписи», основываются на одних и тех же принципах работы, используемых для обеспечения принципа юридической значимости всего комплекса документов, единственное различие состоит в том, что в первом законе применялось понятие «цифровая электронная подпись», а в 2011 году оно было заменено понятием «цифровая квалифицированная усиленная подпись». Другие варианты цифровой подписи, являющиеся упрощенными, которые появились в нормах закона 2011 года, можно применять лишь при наличии определенных правовых актов, определяющих их использование.
Технология, применяющая методы криптографии, систему закрытых и открытых ключей, обусловливающая необходимость наличия единой системы связанных между собой центров удостоверения, обеспечивает ценность документов текущего характера с юридической точки зрения, к примеру: банковских документов, документов отчетности, даже просто-напросто передачи документов между различными ведомствами. Но она не может применяться при долговременном архивном хранении документов. Каким образом обеспечить хранение и применение базы открытых ключей, требующихся для проверки силы цифровой подписи в юридическом плане? И каким образом можно обеспечить целостность хранящихся файлов?
На нынешнем этапе чаще всего документы создаются в форматах Excel, Microsoft Word, Project, PowerPoint и т.п. Но как же нам обеспечить просмотр документов в данных форматах спустя 5, 15, 25 лет, спустя столетие? Вполне может случиться, что данные файлы будут подвергнуты преобразованию в другие, а это приведет к аннулированию цифровой подписи.
Форматы, используемые в хранящихся файлах, также представляют определенную проблему и сами по себе. Кроме перечисленных выше, самых популярных, различные организации могут применять большое множество иных форматов, к примеру, pdf, Open Office, форматы инженерного назначения. Это даже не говоря о том, что в разных версиях одной программы могут использоваться разные форматы. Наиболее известным сейчас примером являются версии, используемые в форматах документов в Microsoft Word - это 95, 97–2003, 2007–2010. Но для воспроизведения определенного типа файлов необходима соответствующая программа, которая также требует соответствующей операционной системы, которая может работать на довольно ограниченном числе машинных средств… Естественно, можно преобразовать всю совокупность документов в формат pdf, тем более что имеется международный стандарт ISO, который описывает специальный подвид pdf, которому присвоено наименование pdf archives и который предназначен для продолжительного хранения – ISO 19005 1:2005/Cor.1:2007 Управление документами. Форматы файлов документов электронного типа для продолжительного хранения Часть 1.
Применение PDF 1.4 (PDF/A 1). Но применение его с целью преобразования файлов, имеющих кириллические шрифты и зачастую сложное форматирование, требует пока еще дополнительных углубленных исследований.
Другой вариант состоит в создании виртуальных машин, которые включали бы в себя совершенно все комплекты программного обеспечения, которое необходимо для просмотра различных типов файлов. Можно привести в качестве примера виртуальную машину с операционной системой Windows 95 и офисным приложением Office 95, с операционной системой Windows XP и офисным приложением Office 2003, с ОС Windows 7 и офисным приложением Office 2010. Но на настоящем этапе данные технологии тоже пока не отработаны.