Существуют разные мнения на счет того, нуждается ли работа в офисе в должностных инструкциях. Так, некоторые считают, что они не нужны вовсе, поскольку в коммерческих организациях решение об их введении принимает руководитель, который может и не заводить инструкций без каких-либо административных последствий. Однако здесь всплывает проверенная истина, гласящая, что эффективное руководство никак не может существовать без составления грамотных должностных инструкций для персонала, причем это является справедливым вне зависимости от размеров штата.
Главный смысл этих инструкций заключается в том, что с их помощью вносится упорядоченность и придается прозрачность трудовому процессу. Это означает, что каждый специалист получает описание своих прямых обязанностей, критерии, которым он должен соответствовать, а также область его ответственности и компетентности, а также сведения о том, перед кем он обязан отчитываться о проделанной работе. Грамотно составленные инструкции становятся отличным инструментом для управления сотрудниками предприятия и решения таких проблем, как мотивация и адаптация новичков.
Должностные инструкции позволяют новому сотруднику быстрее влиться в рабочий процесс, дают ему точное знание своих обязанностей и возможность принятия взвешенного и ответственного решения. Кроме того, работник может использовать полученные должностные инструкции при осуществлении самоконтроля, выделяя проблемные участки и стараясь их исправить. Наконец, человек получает в свое распоряжение технологии и стандарты, направляющие его действия при выполнении профессиональных задач.
Эффективность выполнения задач, решение которых осуществляется с помощью внедрения должностных инструкций, зависит от того, насколько отраженная в них реальность соответствует действительности. После ознакомления с предоставленной специалисту инструкцией он должен обязательно получить ее копию, чтобы от этого документа был хотя бы какой-то эффект.
Должностные инструкции при работе в офисе, несмотря на все их преимущества, недолюбливает большинство сотрудников, считая их бюрократическими излишествами. Как ни странно, это мнение в большинстве случаев оказывается справедливым. Объясняется это тем, что нередко сами составители подобных документов считают свой труд ненужным и вместо грамотного подхода предпочитают отделаться внесением звучных, но абсолютно бесполезных формулировок.
Впрочем, причины такого подхода заключаются еще и в другом – ведь в должностных инструкциях прописываются обязанности не только работника, но и начальника. И нередко недобросовестные руководители намеренно избегают четкого прописывания своих обязанностей, чтобы не допустить своей дискредитации в глазах сотрудников, хотя это зачастую имеет обратный эффект.
По словам экспертов, негативное отношение начальства к составлению и внедрению должностных инструкций свидетельствует об инфантильности руководства, его желании осуществлять управление организацией, основываясь на авторитете и харизме. В то же время излишнее усердие в составлении бумаг также является крайностью – в этом случае предписания и циркуляры полностью заменяют живое общение с сотрудниками. Таким образом, в этом деле следует придерживаться золотой середины, помня о том, что любая компания нуждается в четких формализованных описаниях должностных обязанностей работников и средствах обеспечения выполнения этих обязанностей.
Все должностные инструкции должны отвечать определенным правилам. Так, одним из главных является требование максимальной конкретности всех пунктов. В то же время они должны быть как можно более подробными и содержать только правдивые и однозначные положения, взаимодополняющие и не противоречащие друг другу. Наиболее распространенный тип должностной инструкции, используемой при организации работы в офисе, состоит в изложении общих положений, должностных обязанностей, критериев успешности обязанностей работника, требований к его квалификации, прав и обязанностей самого сотрудника и его начальника.