При увольнении работника по собственному желанию или по другой причине, если он не отгулял основной или дополнительный отпуск, должна выплачиваться компенсация. Это относится и к тем людям, которые работали в организации по совместительству.
Рассчитывается компенсация за неиспользованный отпуск также как отпускные, исходя из среднего заработка сотрудника. Средний заработок работника определяется путем сложения зарплаты за последние двенадцать календарных месяцев и деления этой суммы на 12 и на среднемесячное число календарных дней, т. е. 29,4.
Чтобы рассчитать компенсацию за неиспользованный отпуск, нужно эту величину умножить на количество дней неиспользованного отпуска.
Как начислить компенсацию за неиспользованный отпуск? Если человек отработал в организации 11 месяцев или более, то ему положена компенсация за отпуск в количестве 28 календарных дней. В каких-либо иных случаях компенсация выплачивается пропорционально. Каждому полному месяцу работы соответствует 2,33 дня отпуска (28 делим на 12 месяцев).
Количество дней, полученное в итоге расчета, округляется до целого значения, если это прописано в коллективном договоре. Законодательство не обязывает работодателя округлять количество дней неиспользованного отпуска, но организация может принять это решение самостоятельно и закрепить его в положении об оплате труда при его наличии или в коллективном договоре. Округление производится не по математическим правилам, а в большую сторону, так как выгодно сотруднику.
При подсчете должны быть учтены выплаты, которые предусмотрены системой оплаты труда организации. Принимать решение о том, какие выплаты учесть, бухгалтер должен на основании трудового или коллективного договора, положении о премировании, об оплате труда или других документов, регулирующих оплату труда в компании.
При расчете среднего заработка должна учитываться основная заработная плата работника, рассчитанная по сдельным расценкам или тарифным ставкам, разные доплаты и надбавки. Это основные выплаты. Поэтому в этом списке могут быть не упомянуты некоторые выплаты, но в расчет они должны быть включены, если она связана с оплатой труда и предусмотрена системой начисления зарплаты предприятия.
Есть выплаты, которые не учитываются при расчете компенсации, например, суммы больничных пособий, а также по беременности и родам. Исключаются и дни, за которые они начислялись. Также расчетный период уменьшается на дни, за которые работник не получал расчет, например, если брал отпуск за свой счет.
Так встречаются ситуации, когда расчетный период отработан работником не полностью. Тогда среднедневной заработок подсчитывается по-другому. Определяется общая сумма выплат, которые учитываются при расчете. Подсчитывается число дней, отработанных работником. Для этого нужно умножить количество месяцев, полностью отработанных сотрудником, на 29,4. А количество дней, которые сотрудник отработал фактически в неполных месяцах, рассчитанных по графику пятидневной недели, умножить на коэффициент 1,4.
Например, сотрудник компании работает с 1 декабря 2008 года. 14 ноября 2009 года он решил уволиться и написал заявление об увольнении по собственному желанию. Он не ходил в отпуск и нужно выплатить ему компенсацию за неиспользованный отпуск. Сотрудник фактически отработал в компании не менее 11 месяцев, поэтому компенсация должна выплачиваться полностью за 28 дней.
Средний заработок определяется из 12 предшествующих месяцев. Расчетный период — с 1 ноября 2008 г. по 31 октября 2009 г.
Работник болел в августе и отработал в данном месяце только 19 дней, что равносильно 26,6 календарным дням, так как 19 дней умножается на коэффициент 1,4.
За расчетный период сотруднику была выплачена зарплата в размере 78320 рублей. Среднедневной заработок равен 78320 руб : (26,6 дней + 29,4 дня х 11 месяцев) = 223,77 рублей.
Значит компенсация за неиспользованный отпуск составляет 223,77 руб х 28 дней = 6265,56 руб.
Компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении, если они были выплачены согласно трудовому законодательству, должны включаться в расходы на оплату труда и их можно исключить из налогооблагаемых доходов компании при расчете налога на прибыль.
Но если компенсация выплачивалась за дополнительный отпуск, который компания установила самостоятельно сверх норм работникам, то сумму данной компенсации учитывать при налогообложении нельзя. Суммы сверхнормативных отпускных не учитываются при расчете налога на прибыль. Это относится и к компенсациям, которые были выплачены в больших размерах, чем те, что предусмотрены законодательством.
Если работник получил отпуск за текущий год авансом, а к моменту увольнения не отработал полный год, то сумма заработка за неотработанные дни отпуска должна быть удержана из зарплаты сотрудника.
Данное удержание не должно производиться, если сотрудник увольняется в случае:
- ликвидации компании или остановки деятельности работодателем;
- сокращения штата или численности работников компании;
- несоответствия человека занимаемой должности или работе по состоянию здоровья при наличии медицинского заключения;
- смены собственника имущества компании (руководителя компании, его заместителя и главного бухгалтера);
- призыва сотрудника на военную или альтернативную гражданскую службу;
- восстановления в должности работника, который выполнял эту работу раньше, по решению суда или госинспекции труда;
- признания работника нетрудоспособным с медзаключением;
- смерти работника или работодателя — физического лица, а также в случае признания судом работодателя или работника безвестно отсутствующим;
- чрезвычайных обстоятельств, которые препятствуют дальнейшему ходу трудовых отношений (стихийное бедствие, катастрофа, военные действия, эпидемия и другие обстоятельства), если они признаны решением Правительства РФ или органа государственной власти субъекта РФ.